見積書は、出して終わりではありません。「あの見積は、その後どうなったか」を把握できていないと、受注の機会を逃したり、同じ内容の見積を何度も作り直したりしてしまいます。
見積書が増えると、こんなことが起きやすくなります
- 提出済みなのか、受注したのか、見送りになったのか、一覧で分からない
- 過去に出した似た内容の見積を、探し出せない
- 見積書と請求書で、金額や内容を二度書きしてしまう
手書きやExcelでは、1件1件のファイルや紙が増えていくため、全体の状況をつかむのが難しくなります。
システムにすると、こう変わります
見積に「提出済み」「受注」「見送り」といった状態を付けておけば、いまの状況が一覧で分かります。過去の見積をもとに新しい見積を作ることもできますし、受注したあとは、見積の内容をそのまま請求に引き継げます。
こんな仕組みを作っています
弊社でも、お客様の業務に合わせた見積管理の仕組みを作っています。見積から請求までがつながっていると、同じ内容を何度も入力する必要がなくなり、書き写しによるミスも減らせます。
いま、出した見積の「その後」をすぐに答えられるでしょうか。もし少し迷うようであれば、見積管理を見直すサインかもしれません。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀｜ひとり社長のAI活用」でも発信しています。