その日の仕事を記録する日報。手書きで書いてから、あとでExcelに転記している、という会社も少なくありません。
手書きの日報で、困りやすいこと
- 紙で書いたものを、あとからパソコンに打ち直している
- 書いた人しか、内容を読み返せない
- 「あの日、何をしたか」を探すのに、紙をめくる時間がかかる
- 集計したいときに、1枚ずつ数字を拾う必要がある
日報は「書くこと」が目的ではなく、「あとで役に立てること」が目的です。書いたものが活かしにくいと、書く側も続けにくくなります。
入力した内容が、そのまま使えるようになると
日報をスマホやパソコンから直接入力する形にすると、転記の手間がなくなります。入力した内容は一覧で見られ、日付や担当者、案件で絞り込めるので、あとから探しやすくなります。
案件とつなげると、さらに便利になります
日報が案件の情報とつながると、「この案件に、誰がどれくらい関わったか」が見えるようになります。日報を書くことが、そのまま仕事の記録になるのが理想です。
いまの日報は、「書いたあと」にどう使われているでしょうか。使われていないようであれば、書き方や管理のしかたを見直す余地があるかもしれません。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀｜ひとり社長のAI活用」でも発信しています。