新しいシリーズ「クラウド活用術」を始めます。今回は、多くの会社ですでに契約しているけれど、意外と使いこなせていない「Google Workspace」の基本についてです。
メール・カレンダー・ファイルが、ひとつのアカウントでつながる
Google Workspaceは、Gmail・カレンダー・ドライブといった複数のツールが、ひとつのGoogleアカウントでつながっている点が最大の特徴です。メールに添付されたファイルをそのままドライブに保存したり、メールの内容からその場で予定を登録したりと、ツールをまたいだ作業がスムーズになります。
ファイルが「メールで送る」から「リンクを渡す」に変わる
資料を毎回メールに添付して送っていると、相手が古いバージョンを見てしまったり、容量オーバーで送れなかったりすることがあります。ドライブ上のファイルをリンクで共有する形に変えるだけで、常に最新版を見てもらえるようになり、こうしたトラブルが減ります。
「誰が今、何を編集しているか」が見える
複数人で1つの資料を扱うとき、今誰が触っているのか分からず上書きしてしまう心配はありませんか。Google Workspaceのファイルは、開いている人がリアルタイムで表示されるので、こうした心配が少なくなります。
次回は、資料のバックアップや共有に便利な「Dropbox」の活用法をご紹介します。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀|ひとり社長のAI活用」でも発信しています。