見積書や請求書を手書きで作っている、お客様の情報をExcelで管理している。そんな会社は、実はとても多いです。長く使ってきたやり方には慣れもあり、「今のところ困っていないから大丈夫」と感じるのも自然なことです。
この「手書き・Excel管理からの卒業術」シリーズでは、今のやり方を否定するのではなく、「困ってきたときの次の一手」を、やさしくご紹介していきます。
こんなことが増えてきたら、見直しのサインです
次のような場面が増えてきたら、管理のしかたを見直すタイミングかもしれません。
- 同じ内容を、見積書・請求書・台帳に何度も書き写している
- ファイルが増えて、どこに何があるか探すのに時間がかかる
- 担当者しか、どこまで進んでいるか分からない
- 月末の集計に、毎回まとまった時間がかかる
- 複数人で同じExcelを使うと、どれが最新版か分からなくなる
無理に変えなくても大丈夫です
当てはまる項目が少なければ、今のやり方を続けて問題ありません。大切なのは、まず「困っていること」を見つけることです。困りごとが1つでもはっきりすれば、そこだけを少しずつ変えていく方法もあります。
このシリーズでお伝えすること
これから、請求・見積・案件・日報・顧客名簿など、手書きやExcelで管理されやすい場面を1つずつ取り上げます。それぞれ「どんなところで困りやすいか」と「どうすれば楽になるか」を、専門用語を使わずにお話しします。
まずは、ご自身の仕事で「これは自分のことかも」と思う場面を1つ思い浮かべながら、読み進めてみてください。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀｜ひとり社長のAI活用」でも発信しています。