請求書は、毎月のように発行する大切な書類です。手書きやExcelでも作れますが、実際に困りやすいのは「作るとき」よりも「作ったあと」の管理です。
請求書を作ったあとに、困りやすいこと
- どの請求がもう入金されたのか、一覧で見られない
- 去年の請求書を探すのに、フォルダや紙の束をめくる時間がかかる
- 毎月同じ書式をコピーして使うため、宛名や金額の直し忘れが起きやすい
1枚ずつ作るぶんには問題がなくても、枚数が増えるほど「確認する手間」が大きくなっていきます。
システムにすると、こう変わります
請求の内容と入金の状況が1か所にまとまるので、「いま何が未入金か」を探さずに確認できます。取引先ごと、月ごとの請求も、並べ替えるだけで見られます。毎月同じ内容の請求は、前回の内容をもとに作れるようになります。
こんな仕組みを作っています
弊社でも、お客様の業務の流れに合わせた請求管理の仕組みを作っています。請求のデータがそのままたまっていくので、「何月にどれだけの売上があったか」を、集計作業をしなくてもすぐ確認できるのが大きな違いです。
いまの請求書づくりで「確認にいちばん時間がかかっていること」を1つ挙げてみてください。そこが、見直しの最初の一歩になります。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀｜ひとり社長のAI活用」でも発信しています。