クラウド活用術シリーズ、今回は「複数人での同時編集」についてです。一つの資料を何人かで作るとき、メールでファイルを送り合っていませんか。
「最新版はどれ?」がなくなる
メールでファイルをやり取りしていると、「〇〇_修正後_最新.xlsx」のように、どれが本当に最新なのか分からなくなることがあります。クラウド上の1つのファイルをみんなで編集する形にすれば、常に同じファイルを見ることになり、この混乱がなくなります。
同じ資料を、同時に触れる
Googleドキュメントやスプレッドシートは、複数人が同時に同じファイルを開いて編集できます。それぞれの担当箇所を同時に進められるので、「相手の作業が終わるまで待つ」という時間のロスがなくなります。
誰が何を直したか、あとから確認できる
編集履歴が自動で記録されるため、「いつ、誰が、どこを変えたか」をあとから確認できます。万が一の誤操作があっても、以前の状態に戻すことも可能です。
3回にわたる「クラウド活用術」シリーズ、ここまでお読みいただきありがとうございました。日々の作業の中で、少しずつ取り入れていただければ幸いです。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀|ひとり社長のAI活用」でも発信しています。