クラウド活用術シリーズ、今回は「Dropbox」についてです。ファイルのバックアップや共有に使っている方も多いと思いますが、基本を押さえるとさらに便利に使えます。
パソコンが壊れても、ファイルは無事
Dropboxに保存したファイルは、クラウド上にも同時に保存されます。万が一パソコンが故障しても、別のパソコンやスマートフォンからいつも通りファイルにアクセスできるので、バックアップとしての安心感があります。
外出先からでも、必要なファイルを確認できる
スマートフォンにDropboxのアプリを入れておけば、外出先や現場からでも必要な資料をすぐに確認できます。「あの書類、事務所に忘れてきた」という事態を防げます。
フォルダを渡す感覚で、相手と共有できる
特定のフォルダを指定して、取引先や社内のメンバーと共有することができます。フォルダの中身を更新すれば、相手側にも自動で反映されるので、「最新版を送り直す」というやり取りが減ります。
次回は、複数人で同時に資料を編集する場面での活用法をご紹介します。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀|ひとり社長のAI活用」でも発信しています。