仕事が増えてくると、「いま、どの案件がどこまで進んでいるか」を把握するのが大変になってきます。ホワイトボードや手書きのメモ、Excelの一覧表で管理している会社も多いと思います。
案件が増えると、こんなことが起きやすくなります
- 担当者に聞かないと、進み具合が分からない
- 期限が近い案件に、直前まで気づけない
- 担当が変わったときに、引き継ぎの情報が足りない
- 案件に関する見積書や請求書が、別々の場所にある
ホワイトボードやExcelは手軽ですが、見る人や場所が限られたり、更新が止まってしまったりしがちです。
システムにすると、こう変わります
案件ごとに、担当者・期限・進み具合をまとめて管理できます。期限が近い案件を一覧で確認でき、案件にひもづけて見積や請求も見られるので、「この案件の状況は？」という質問にすぐ答えられるようになります。
こんな仕組みを作っています
弊社でも、お客様の仕事の流れに合わせた案件管理の仕組みを作っています。案件の情報が見積・請求ともつながることで、仕事の全体像を、1つの画面で確認しやすくなります。
まずは、いま動いている案件を紙に書き出してみてください。「誰が・いつまでに・どこまで」を、すぐに書けるでしょうか。書きにくい部分が、見直しのヒントです。
より実践的なAI活用の工夫は、note「AI参謀｜ひとり社長のAI活用」でも発信しています。